Innlook

Hilfe

Innlook-Hilfe

Aufgabenhilfe für Anmeldung, Warteschlange, Administration und Innlook Monitor.

Zur Anmeldung Passwort zurücksetzen Firma registrieren

Anmeldung und Zugang

Voraussetzungen

Sie benötigen Mandant, Benutzername und Passwort. Bei aktivierter Zwei-Faktor-Anmeldung benötigen Sie zusätzlich Ihren aktuellen Code. Der Microsoft-365-Zugang muss für Ihren Mandanten freigeschaltet sein.

Schritte

  1. Öffnen Sie die Anmeldung.
  2. Geben Sie Mandant und Benutzername ein und melden Sie sich mit Passwort und gegebenenfalls dem aktuellen Code an.
  3. Wenn der Microsoft-365-Zugang freigeschaltet ist, wählen Sie „Mit Microsoft 365 anmelden“ und bestätigen Sie die Anmeldung im Microsoft-Fenster.

Ergebnis

Nach erfolgreicher Anmeldung öffnet sich die Warteschlange oder der angeforderte Bereich.

Häufige Fehler

Prüfen Sie Mandant und Benutzername. Für die Firmenregistrierung benötigen Sie das Kundenkürzel. Ist „Mit Microsoft 365 anmelden“ nicht verfügbar oder schlägt die Anmeldung fehl, prüfen Sie den Mandanten und wenden Sie sich an Ihre zuständige Administration.

Nächster Kontakt

Zuständig ist der Mandantenadministrator; bei einem allgemeinen Zugangsproblem der Innlook-Support.

Passwort und Einladung

Voraussetzungen

Für das Zurücksetzen muss eine für den Innlook-Zugang hinterlegte E-Mail-Adresse vorhanden sein.

Schritte

  1. Fordern Sie auf der Seite „Passwort zurücksetzen“ einen Reset-Link an oder öffnen Sie den Passwort-Setzlink aus Ihrer Einladung.
  2. Öffnen Sie den Link aus Ihrem eigenen Postfach, geben Sie „Neues Passwort“ und „Neues Passwort wiederholen“ ein und wählen Sie „Passwort speichern und zur Anmeldung“.
  3. Melden Sie sich anschließend regulär neu an und bestätigen Sie bei Bedarf die Zwei-Faktor-Anmeldung.

Ergebnis

Das neue Passwort gilt für die nächste reguläre Anmeldung.

Häufige Fehler

Ist der Reset-Link ungültig oder abgelaufen, fordern Sie über die Anmeldung einen neuen Link an. Kommt keine Nachricht an, prüfen Sie das Postfach und wenden Sie sich an den Mandantenadministrator. Teilen Sie keine Reset-Links mit anderen Personen.

Nächster Kontakt

Einladungen und fehlende Zugänge bearbeitet der Mandantenadministrator.

Warteschlange bearbeiten

Voraussetzungen

Sie sind angemeldet und für die Warteschlange Ihres Mandanten berechtigt.

Schritte

  1. Finden Sie die E-Mail mit Suche und Filtern in der Warteschlange. Klicken Sie in ihrer Zeile auf die Schaltfläche mit den drei Pfeilen unter „Aktionen“. Das Menü bietet die folgenden vier Aktionen; „Details anzeigen“ wechselt bei aufgeklappten Details zu „Details ausblenden“.
  2. „E-Mail zuordnen“ öffnet die Zuordnungsmaske „Auswahl“. Hier bestimmen Sie, bei welchen Kontakten oder anderen angebotenen Zielen die E-Mail abgelegt werden soll. Die Auswahl gilt für diese E-Mail.
  3. „Details anzeigen“ klappt die vorhandenen Zuordnungen unter der E-Mail auf. Prüfen Sie dort die Ziele und deren Verarbeitungsstand. „Details ausblenden“ schließt diesen Bereich wieder.
  4. „E-Mail Text anzeigen“ öffnet die E-Mail-Ansicht mit den verfügbaren Nachrichtendaten und dem Text. Nutzen Sie sie, um Inhalt und Zuordnung zu prüfen. Ob und wie der E-Mail-Text angezeigt wird, hängt von der Einrichtung ab.
  5. „Element löschen“ fragt mit „Warteschlangen-Eintrag wirklich löschen?“ nach. „Ja“ markiert den Warteschlangen-Eintrag zum Löschen und beendet dessen Verarbeitung; „Nein“ bricht ab. Die Original-E-Mail im Outlook-Postfach wird dadurch nicht gelöscht. Verwenden Sie diese Aktion nur, wenn der Vorgang nicht weiterverarbeitet werden soll; bereits angelegte CRM-Historien werden damit nicht rückgängig gemacht.
  6. In der Zuordnungsmaske bedeuten die Kästchen unter „Adressen“: „Von“ = Absender, „AN“ = direkte Empfänger, „CC“ = Empfänger einer sichtbaren Kopie, „BCC“ = Empfänger einer verdeckten Kopie. Sie wählen damit aus, welche vorhandenen E-Mail-Adressen Innlook zu CRM-Zielen auflösen soll; es werden keine neuen E-Mails versendet. „Von“ und „AN“ sind zunächst aktiviert, „CC“ und „BCC“ nicht. BCC kann nur berücksichtigt werden, wenn diese Adresse in den verfügbaren Nachrichtendaten vorhanden ist.
  7. Warten Sie gegebenenfalls, bis „Empfänger werden aufgelöst...“ beendet ist. Prüfen Sie die gefundenen Ziele in „Auswahl“. Ein aktiviertes Adresskästchen garantiert keinen Treffer. Ergänzen Sie fehlende Kontakte über die Suche und prüfen Sie bei mehreren Treffern, welche Kontakte richtig sind. Wenn Sie eine Adressart ausschalten, werden deren automatisch hinzugefügte Zuordnungen aus der Auswahl entfernt.
  8. Kontakt suchen: Wählen Sie unter „Entität“ die angebotene Kontaktart und geben Sie unter „Suche“ mindestens drei Zeichen des Namens oder eines passenden Suchbegriffs ein. Die verfügbaren Entitäten und Suchmöglichkeiten hängen von den angebundenen Quellen ab. Vergleichen Sie in „Treffer“ den Namen, die „Quelle“ und gegebenenfalls die „Firma“, bevor Sie das Kästchen zum „Hinzufügen“ ankreuzen.
  9. Mehrere Ziele wählen: Kreuzen Sie nacheinander alle benötigten Treffer an. Sie erscheinen gemeinsam in „Auswahl“, auch wenn Sie einen weiteren Suchbegriff oder eine andere Entität wählen. Prüfen Sie die gesamte Auswahl und entfernen Sie falsche Ziele mit dem Kreuz „Entfernen“. Die Adresskästchen und die manuelle Suche können Sie zusammen verwenden.
  10. Abschließen: „Abbrechen“ schließt die Maske ohne Übernahme Ihrer Änderungen. „Speichern“ übernimmt die Auswahl, ohne eine pausierte E-Mail freizugeben. „Übernehmen und Freigeben“ übernimmt die Auswahl und startet die Verarbeitung, sofern keine angezeigte Sicherheits- oder Ablageentscheidung sie blockiert. Bei einer manuell kategorisierten E-Mail ist dies der nötige letzte Schritt. Kontrollieren Sie anschließend den Verarbeitungsstand und das Ergebnis im CRM und in Outlook.
  11. Wählen Sie im Benutzermenü „Sprache wechseln“ und anschließend eine der angebotenen Sprachen. Während ein Dialog geöffnet ist, pausiert die automatische Aktualisierung und läuft nach dem Schließen weiter.

Ergebnis

Die Warteschlange zeigt die zu Ihrem Zugang passenden Vorgänge. Sprache und Ordnerauswahl bleiben für Ihren Benutzer gespeichert.

Häufige Fehler

Fehlen Vorgänge oder Ordner, aktualisieren Sie die Ansicht und prüfen Sie Ihre Berechtigung. Neu angelegte Unterordner werden nicht automatisch ausgewählt. Während ein Dialog geöffnet ist, pausiert die automatische Aktualisierung und läuft nach dem Schließen weiter.

Nächster Kontakt

Bei fachlichen Zuordnungsfragen wenden Sie sich an die zuständige Fachadministration.

Fehlerdiagnose

Voraussetzungen

Notieren Sie, bei welchem Schritt das Problem auftritt und ob es wiederholbar ist.

Schritte

  1. Aktualisieren Sie die Seite einmal und melden Sie sich bei Bedarf neu an.
  2. Prüfen Sie den ausgewählten Mandanten sowie Ihre Berechtigung.
  3. Beschreiben Sie dem Support den Zeitpunkt, die sichtbare Meldung und den betroffenen Bereich.

Ergebnis

Viele Anzeige- oder Sitzungsprobleme lassen sich damit eindeutig zuordnen.

Häufige Fehler

Senden Sie keine Passwörter, Einmalcodes, Reset-Links, Tokens oder Kundendaten an den Support.

Nächster Kontakt

Bei anhaltenden Problemen wenden Sie sich an den Innlook-Support.

Administration: Benutzer

Voraussetzungen

Sie benötigen einen berechtigten Administrationszugang und die zusätzliche E-Mail-Bestätigung für den geschützten Bereich.

Schritte

  1. Öffnen Sie nach der Anmeldung die Administration.
  2. Wählen Sie den passenden Mandanten und „Onboarding“ oder „Bestandsbenutzer“. Der Bereich war zuvor als Benutzer-Onboarding bezeichnet.
  3. Prüfen Sie die Zuordnung und versenden Sie Einladungen nur nach der fachlichen Prüfung.

Ergebnis

Die Benutzerverwaltung zeigt den ausgewählten Mandanten und die verfügbaren Verwaltungsaktionen.

Häufige Fehler

Ist der Bereich nicht sichtbar oder gesperrt, prüfen Sie Rolle, Mandant und die zusätzliche Bestätigung.

Nächster Kontakt

Für Rollen und Berechtigungen ist die zuständige Mandantenadministration verantwortlich.

Administration: Anbindungen

Voraussetzungen

Sie benötigen einen berechtigten Administrationszugang und den richtigen Mandanten.

Schritte

  1. Öffnen Sie „CRM-Verbindung“, um die CRM-Auswahl für den gewählten Mandanten zu prüfen.
  2. Öffnen Sie „O365“ und starten Sie nur bei Bedarf „Microsoft-365-Zustimmung starten“.
  3. Beurteilen Sie den Status „Nicht geprüft“ neutral.
  4. Bei einem Lizenzkonflikt lädt der Lizenzbereich die aktuellen Werte automatisch. Prüfen Sie diese Werte, geben Sie Ihre beabsichtigte Änderung erneut ein und speichern Sie erneut.
  5. Der Einrichtungsassistent öffnet sofort und zeigt „Einrichtungsstatus wird geladen.“. Sie können ihn während des Ladens schließen. Bei einem begrenzten Ladefehler bleibt Ihr gespeicherter Fortschritt erhalten; schließen und öffnen Sie den Assistenten erneut, um den Status erneut zu prüfen.

Ergebnis

Die Bereiche CRM-Verbindung und O365 zeigen den verfügbaren Stand für den ausgewählten Mandanten. Der Einrichtungsassistent zeigt den Status erst nach seiner Prüfung an.

Häufige Fehler

Bei fehlender Berechtigung oder unklarer Konfiguration ändern Sie keine Einstellungen. Ein Ladefehler bedeutet nicht, dass die Prüfung erfolgreich war. Geschützte Eingabefelder folgen dem vorgesehenen Ablauf; Geheimnisse gehören nie in Supportmeldungen oder Screenshots.

Nächster Kontakt

Bei Anbindungsproblemen wenden Sie sich an die zuständige technische Administration oder den Innlook-Support.

Innlook Monitor

Zuerst prüfen: Welche Ordner werden überwacht?

  1. Welche Ordner werden überwacht? Posteingang und Gesendete Elemente bleiben immer aktiv. Zusätzlich verarbeitet Innlook nur die ausdrücklich ausgewählten weiteren Ordner. Unterordner von Posteingang, Gesendete Elemente oder einem markierten Ordner sind nicht automatisch eingeschlossen. Eine Kategorie allein aktiviert keine Ordnerüberwachung.
  2. Konfiguration öffnen: Melden Sie sich im Monitor an und öffnen Sie oben „Menü“ → „Einstellungen“ → „Überwachte Ordner“. Wählen Sie unter „Postfach“ das Postfach, in dem die E-Mail liegt. Die Ordnerliste lädt automatisch; warten Sie, bis „Wird geladen …“ beendet ist. Als Benutzer sehen und bearbeiten Sie Ihre zugänglichen Postfächer. Für fremde Benutzer oder fehlende Berechtigungen wenden Sie sich an Ihre Administration.
  3. Ordner auswählen: Finden Sie den tatsächlichen Ablageordner mit „Ordner suchen“ und prüfen Sie den vollständigen Pfad unter seinem Namen, zum Beispiel „Posteingang/Kunden/Projekt“. Kreuzen Sie das Kästchen dieses Ordners an. Das einzelne Kästchen markiert nur diesen Ordner. Für einen ganzen vorhandenen Zweig öffnen Sie am gewünschten Ordner „Ordnerzweig“ → „Ordner und Unterordner markieren“. Ein Ordnerzweig wählt nur die aktuell vorhandenen Unterordner aus. Neu angelegte Unterordner werden nicht automatisch ausgewählt.
  4. Richtung und Auswahl prüfen: Wählen Sie bei jedem zusätzlichen markierten Ordner „Empfangen“ für empfangene oder „Gesendet“ für gesendete E-Mails. Prüfen Sie die angekreuzten Ordner und die Anzahl „zusätzliche Ordner ausgewählt“. Posteingang und Gesendete Elemente sind als „Automatisch“ gekennzeichnet und können nicht abgewählt werden. Um einen zusätzlichen Ordner künftig nicht mehr zu überwachen, entfernen Sie sein Häkchen; für einen ganzen Zweig gibt es „Auswahl mit Unterordnern aufheben“.
  5. Auswahl speichern und kontrollieren: Klicken Sie auf „Auswahl speichern“ und warten Sie auf die Erfolgsmeldung. Die Liste wird danach neu geladen. Prüfen Sie, ob die gewünschten Ordnerpfade weiterhin angekreuzt sind und die Richtung stimmt. Bei einer Fehlermeldung ist die Änderung nicht bestätigt. Schließen Sie die Einstellungen mit „Zurück“ und warten Sie auf den nächsten Erfassungslauf.

So verarbeiten Sie eine E-Mail, die Sie selbst zuordnen möchten:

  1. Überwachter Outlook-Ordner
  2. Manuelle Kategorie wählen
  3. Im Monitor E-Mail zuordnen
  4. Ziele prüfen und freigeben
  5. Ergebnis kontrollieren

Alle Aktionen und die Zuordnungsmaske Schritt für Schritt

Voraussetzungen

Der Innlook Monitor ist auf Ihrem Arbeitsplatz eingerichtet und Sie besitzen einen gültigen Zugang. Die E-Mail muss in einem überwachten Ordner liegen; prüfen Sie die oben erläuterte Ordnerkonfiguration.

Schritte

  1. Öffnen Sie den Innlook Monitor und melden Sie sich wie gewohnt an. Der Monitor erhält Benachrichtigungen sicher und prüft zusätzlich weiterhin regelmäßig, ob eine manuell zu bearbeitende E-Mail vorliegt.
  2. Wählen Sie in Outlook an der gewünschten E-Mail genau die passende Innlook-Eingangskategorie. Namen und Farben können je Postfach, Sprache und Konfiguration abweichen. Die folgenden ACT-Namen und Farben sind Beispiele; maßgeblich sind die für Ihr Postfach eingerichteten Kategorien.
  3. Automatisch verarbeiten: „Anhängen | ACT“ (häufig blau) lässt Innlook die E-Mail erfassen und passende CRM-Ziele anhand der Absender- und Empfängeradressen ermitteln. Bei erfolgreicher Zuordnung wird die Historie automatisch angelegt. Nicht auflösbare Ziele oder andere Fehler können eine Bearbeitung im Monitor erforderlich machen.
  4. Selbst zuordnen: „Anhängen manuell | ACT“ (häufig gelb) lässt Innlook die E-Mail erfassen und im Monitor pausiert bereitstellen. Öffnen Sie an dieser E-Mail die Pfeile unter „Aktionen“ → „E-Mail zuordnen“, wählen und prüfen Sie die Ziele und klicken Sie auf „Übernehmen und Freigeben“. Erst die Freigabe startet die Verarbeitung. „Speichern“ sichert nur die Zuordnung und gibt eine pausierte E-Mail nicht frei.
  5. Ergebnis prüfen: „Angehangen | ACT“ (häufig grün) zeigt den erfolgreichen Abschluss. „Anhängen fehlgeschlagen | ACT“ (häufig rot) weist auf ein Problem hin. Öffnen Sie im Monitor die Meldung und „Details anzeigen“. Korrigieren Sie die Zuordnung nur, wenn die Ursache klar ist; bei einer unklaren oder bereits teilweise geschriebenen Historie lassen Sie die Administration den Vorgang prüfen.
  6. ACT! Premium Cloud bei großen E-Mails: Für ACT! Premium Cloud gilt eine herstellerseitige Grenze von 10 MB für die E-Mail-Datei. Maßgeblich ist die gesamte Original-E-Mail als EML-Datei einschließlich Nachrichtentext und aller enthaltenen Anhänge. Ist die automatische Historienablage ohne E-Mail-Datei für Ihre ACT-Verbindung aktiviert, erstellt Innlook bei mehr als 10 MB die Historie mit einem deutlichen Hinweis zur ausgelassenen E-Mail-Datei und ihrer Größe. Die vollständige EML-Datei wird dabei nicht hochgeladen oder angehängt. Outlook erhält die Kategorie „Historie ohne E-Mail-Datei | ACT“. Prüfen Sie diesen Hinweis im CRM.
  7. Dokumentenregister und andere CRM-Anbindungen: Bei ACT! Premium Cloud gilt dieselbe herstellerseitige Grenze von 10 MB auch für die Ablage der E-Mail-Datei im Dokumentenregister; diese Ablage umgeht die Grenze nicht. Andere CRM-Anbieter und Betriebsformen können eigene Größenlimits haben. Prüfen Sie die Hinweise zu Ihrer konkreten Anbindung und wenden Sie sich bei Fragen an Ihre Administration.
  8. Fehlt eine gelb markierte E-Mail, prüfen Sie zuerst ihren tatsächlichen Outlook-Ordner und die gespeicherte Ordnerauswahl. Wählen Sie anschließend „Anzeige aktualisieren“ und prüfen Sie Suche, Filter, Postfach und Umgebung. Warten Sie auf den nächsten Erfassungslauf. Bleibt sie aus, nennen Sie der Administration Ordner, Kategorie und Zeitpunkt.
  9. Öffnen Sie im nativen Menü den Eintrag „Hilfe zum Innlook Monitor“, wenn Sie diese Hilfe benötigen.
  10. Wählen Sie „Nach Updates suchen“, um nach einer verfügbaren Aktualisierung zu suchen.

Ergebnis

Der Monitor zeigt die Warteschlange, informiert zeitnah über neue manuell zu bearbeitende E-Mails und bleibt bei einer kurzzeitigen Verbindungsunterbrechung durch die regelmäßige Prüfung funktionsfähig.

Häufige Fehler

Wenn der Monitor nicht startet, keine Verbindung erhält oder die Aktualisierung fehlschlägt, notieren Sie die sichtbare Meldung und prüfen Sie zuerst Ihre Anmeldung. Geben Sie Passwörter, Einmalcodes oder technische Zugangsdaten niemals weiter.

Verarbeitungszeit

  1. Verarbeitungszeit – vom Klick bis zur Erfassung: Outlook muss die gewählte Kategorie zuerst mit dem Postfach synchronisieren. Innlook erfasst die E-Mail dann beim nächsten konfigurierten Abruf ihres überwachten Ordners. Bei adaptivem Betrieb passt der Dienst den Abstand an die Dauer des letzten Durchlaufs an; bei einem festen Intervall beginnt die konfigurierte Wartezeit nach dem abgeschlossenen Durchlauf. Deshalb gibt es keine garantierte Minutenzahl vom Setzen der Kategorie bis zum Ergebnis.
  2. Von der Warteschlange bis zum CRM: Automatisch kategorisierte E-Mails können nach der Zuordnung weiterlaufen. Manuell gelb markierte E-Mails warten dagegen bis „Übernehmen und Freigeben“; bloßes Warten oder „Speichern“ startet sie nicht. Nach der Freigabe verarbeitet der Dienst die Zuordnung und legt die Historie im CRM an. Große Dateien, die Antwortzeit des CRM, Verbindungsprobleme und die Auslastung können die Dauer verlängern.
  3. Vom CRM zurück nach Outlook: Nach dem Abschluss wird der Outlook-Status gesetzt und muss dort ebenfalls sichtbar synchronisiert werden. Prüfen Sie den Stand im Monitor und danach die Kategorie in Outlook. „Anzeige aktualisieren“ lädt die Monitoransicht neu; sie beschleunigt weder den Postfachabruf noch die CRM-Verarbeitung. Wenn der Vorgang trotz korrekter Ordnerauswahl und nötiger Freigabe länger aussteht, nennen Sie der Administration den Zeitpunkt, den Ordner und den sichtbaren Status. Sie kann die konfigurierte Durchlaufzeit und den Dienst prüfen.

Nächster Kontakt

Für Installation und Aktualisierung ist die zuständige IT oder der Innlook-Support zuständig.

Support kontaktieren

Voraussetzungen

Halten Sie den betroffenen Bereich, den Zeitpunkt und die sichtbare Meldung bereit.

Schritte

  1. Beschreiben Sie kurz, was Sie erwartet haben und was stattdessen passiert ist.
  2. Nennen Sie Mandant und Benutzer nur, wenn dies über den vereinbarten sicheren Kontaktweg erforderlich ist.
  3. Folgen Sie weiteren Anweisungen des Supports nur über den vereinbarten Kontaktweg.

Ergebnis

Der Support kann das Anliegen einem klaren Bereich zuordnen.

Häufige Fehler

Übermitteln Sie keine Passwörter, Einmalcodes, Reset-Links, Tokens, Secrets oder Kundendaten.

Nächster Kontakt

Nutzen Sie den für Ihren Mandanten vereinbarten Support-Kontakt; der Link in der Queue-Kurzhilfe kann zusätzlich mandantenspezifisch sein.